Ответственное хранение документации включает в себя систематическое упорядочивание, маркировку и защиту документов от утраты, повреждений и несанкционированного доступа.
Соблюдение правил конфиденциальности и регулярное обновление архивации документов помогают обеспечить надежную защиту информации и легкий доступ к необходимым материалам.
Содержание
- Ответственное хранение документации
- Этапы работы с документами на складах
- Преимущества ответственного хранения архива
- Сроки хранения документации и архива
Ответственное хранение документации
Одним из наиболее важных факторов успешной профессиональной деятельности любой организации является ответственное хранение документации. В ситуациях, когда у компании накапливается слишком много бумаг, возникает риск утраты важных данных, увеличивается вероятность появления бюрократических проблем и путаницы, что становится причиной появления проблем в будущем.
Чтобы этого не произошло, многие специализированные фирмы предлагают сегодня крупным организациям услуги по хранению архивов на складе.
Это востребованная услуга, которая отлично подходит для крупных коммерческих компаний, муниципальных предприятий, государственных структур.
Любая компания, которая зарегистрирована на территории страны, имеет право на передачу своей документации по договорам ответственного хранения. Действующее законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по этому поводу. Отдельные ограничения распространяются лишь на отдельные виды документов, а также в том случае, если компания является государственной.
Этапы работы с документами на складах
При передаче архива на ответственное хранение специалисты проводят комплекс работ работ с документами на складах.
Основными этапами в этом процессе являются:
- Экспертиза ценности. Перед организацией системы хранения документов на складе, необходимо проведение экспертизы ценности, что позволяет установить максимальные сроки хранения и снизить затраты, связанные с хранением ненужных бумаг и документов.
- Систематизация документации, принятой в архив на ответственное хранение. Здесь предполагается формирование дел, создание описи/реестра, с помощью которых можно не допустить возникновения хаоса в бумагах и гарантировать удобство использования архива.
- Сканирование. В тех случаях, когда документы, передаваемые на ответственное хранение в архив, являются ветхими, старыми, то возникают риски утраты их отдельных фрагментов. В этом случае, чтобы сохранить нужную информацию, документация может быть отсканирована и переведена в цифровой вид для дальнейшего хранения на электронном носителе.
- Распределение переданной в архив документации по отдельным коробам, маркирование.
- Уничтожение. После истечения срока хранения документации она может быть уничтожена. Для этого процесса в ряде случаев предварительно созывается комиссия, которая составляет соответствующие акты с описью.
Преимущества ответственного хранения архива
Фирмы, которые предлагают ответственное хранение архива, соблюдают основные требования по хранению документации.
Внеофисное хранение документов в Москве и других городах России, является крайне востребованной услугой.
К основным преимуществам подобного решения относят:
- Экономия свободного пространства в офисе. Документы (особенно в крупных организациях) занимают очень много места, поэтому для их хранения потребуется выделять одно или несколько помещений. При этом нужно учитывать, что к таким помещениям предъявляются серьезные требования по соблюдению температурного и влажностного режимов, пожарной безопасности, охраны (сигнализация, видеонаблюдение).
- Экономия человеческого ресурса. При хранении архива в офисе необходимо будет выделять отдельных сотрудников, которым придётся выполнять различные манипуляции со старыми документами, вести архив.
- Защита документации от ошибок сотрудников. Неправильное хранение документов – это распространенная ошибка, которая встречается в малых и крупных организациях. При несоблюдении требований к хранению документации она быстро приходит в негодность. Помимо этого, требуется обеспечить защиту документации от получения доступа к ней третьими лицами, особенно это касается хранения документов бухучета.
- Сохранность и конфиденциальность данных. Согласно требованиям Росархива, в помещениях с документами должны поддерживаться определенные условия, направленные на обеспечение максимального срока хранения архива. Специализированные склады для хранения активов отвечают всем требованиям и нормам, поэтому документы гарантированно не будут утрачены, а вся требуемая информация сохранена. В специальных помещениях для хранения архивов исключено накопление пыли и появление плесени, грызунов, насекомых, способных нанести ущерб документам.
- Строгий контроль над сроками хранения, своевременное уничтожение документации в соответствии с законодательными требованиями.
Сроки хранения документации и архива
В соответствии с действующими нормами и регламентами, срок хранения документации и архива может варьироваться в зависимости от её вида, ценности и иных факторов.
Принято выделять сроки хранения:
- временные (не более 10 лет);
- временные (от 10 лет);
- постоянные.
Завершенные дела временного (от 10 лет) и постоянного хранения в течение двух следующих лет должны оставаться в структурных подразделениях компаний, потому что они могут потребоваться для проведения справочных рабочих мероприятий. После истечения двух лет они могут быть переданы в архив компании или же в специализированную фирму, предлагающую услуги по ответственному хранению архива и документов.
Сроки хранения документации не зависят от того, в какой форме они созданы (бумажная, электронная). Возможность и продолжительность эксплуатации документов определены в соответствии со значением информации, которая в них заключена.
Для документации, которая была отобрана для временного хранения, требуется установить, в течение какого срока она может потребоваться компании.
В связи с этим правильное определение сроков хранения отдельных видов бумаг – это одна из важнейших задач экспертизы ценности документов.
Во время обращения в специализированную компанию заказчик самостоятельно устанавливает сроки, в течение которых должно производиться ответственное хранение документации. По истечению указанных в договоре сроков документы возвращаются заказчику, заключается новый договор или же бумаги уничтожаются.
 |
По всем дополнительным вопросам по ответственному хранению документации обращайтесь к нашим консультантам, звоните по номеру 8-800-600-12-14 |
