Сфера логистики и ответственного хранения в России вступает в период изменений, связанных с цифровизацией. С 1 сентября 2026 года вводится ЭДО для большинства перевозочных документов. Эти изменения установлены Федеральным законом № 140-ФЗ. Цель — повысить прозрачность и эффективность грузоперевозок. Для компаний это означает необходимость подготовиться к работе в новой цифровой среде.
Основные преобразования касаются взаимодействия с государственными системами. Отказ ФНС от обращений через ДО является частью стратегии по переводу коммуникаций в электронный формат. Параллельно в ЕАЭС начинается применение электронных навигационных пломб для отслеживания международных перевозок. Эти пломбы позволяют контролировать маршрут и целостность груза.
Ключевые изменения для логистики и экспедирования
Законодательные поправки вводят конкретные обязанности для бизнеса. Центральным элементом становится обязательный электронный документооборот в 2026 году для транспортных документов. Бумажные электронные транспортные накладные уйдут в прошлое. ЭТрН — это электронный документ, титулы которого поочередно заполняют и подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
Важным нововведением является регистрация экспедиторов в общедоступном реестре на платформе «ГосЛог», которая станет обязательной с 1 марта 2026 года. С этой же даты на экспедиторов возлагаются дополнительные обязанности по проверке грузов. Все экспедиторские документы должны оформляться в электронном виде. Для обеспечения юридической силы ДОКУМЕНТОВ необходима электронная подпись (УКЭП). Если документ подписывает сотрудник по доверенности, может потребоваться машиночитаемая доверенность (МЧД).
Для фиксации факта перехода права собственности с 1 января 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) станет основной рекомендуемой формой. Закон обязывает организации обеспечивать хранение документов в течение трех лет после исполнения договоров.
Как бизнесу подготовиться к переходу
Подготовку к изменениям 2026 года следует начать уже сейчас для плавной интеграции новых требований:
- Проведите аудит логистического документооборота. Определите, какие внутренние и внешние документы попадают под действие новых правил.
- Выберите аккредитованного оператора ЭДО для обмена электронными транспортными накладными и другими документами. Убедитесь, что его система может передавать данные в государственную систему (ГИС ЭПД).
- Обеспечьте ключевых сотрудников (руководителей, логистов, бухгалтеров) квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Проработайте процедуру использования машиночитаемой доверенностью (МЧД) для сотрудников.
- Обновите договоры с контрагентами. Внесите в них условия об обязательном электронном документообороте, укажите оператора ЭДО и порядок обмена документами, включая универсальный передаточный документ (УПД).
- Разработайте внутренние регламенты, которые описывают процедуры работы с ЭТрН, порядок подписания и хранение документов.
Для успешного перехода рекомендуется не откладывать подготовку. Заблаговременные действия помогут избежать сложностей и обеспечить бесперебойную работу вашей компании в новых условиях.
Заключение
Компания РЛК предлагает своим клиентам услуги ответственного хранения, адаптированные к новым реалиям. Уже сегодня мы применяем в своей работе современный электронный документооборот, что обеспечивает нашим партнерам соответствие меняющимся требованиям. Это позволяет гарантировать юридическую значимость, оперативность и безопасность всех процессов.