Содержание
- Документы складского учета: организация учета на складе
- Что относится к документам складского учета?
- Накладные в складском учете
- Инвентаризационные ведомости
- Ценные бумаги в складском учете
- Чем регулируется ведение складского учета?
Документы складского учёта — это неотъемлемая часть логистической системы любого предприятия. Они позволяют отслеживать движение товаров на складе, контролировать их количество и качество, а также обеспечивать сохранность материальных ценностей. Без правильно организованной системы складского учёта невозможно эффективно управлять запасами, что может привести к сбоям в работе предприятия и финансовым потерям. Поэтому важно уделять внимание грамотному ведению документов складского учёта, чтобы обеспечить бесперебойную работу склада и всей компании в целом.
Складская документация представлена преимущественно в виде специализированных шаблонов и формуляров, в которых зафиксированы сведения о фактическом наличии и движении материальных ценностей в рамках складских комплексов конкретной компании.
Документы складского учета: организация учета на складе
Организация учета на складе предполагает назначение ответственного сотрудника или специального отдела, который будет уполномочен осуществлять ведение складского дела и заниматься оформлением документов складского учета.
Также компания должна утвердить перечень складской документации, которая будет применяться при осуществлении всех требуемых операций. НКО и частные компании имеют право на разработку собственных формуляров и бланков. Бюджетные организации должны учитывать положения приказа Министерства финансов № 52н.
Что относится к документам складского учета?
Документы складского учета различного типа используют для достижение определенных целей, среди которых: обеспечение сохранности материальных ценностей, создание достоверных и полноценных сведений о наличии и движении материальных ценностей. К складским документам относится:
- товарные накладные;
- приходные ордера;
- ведомости;
- акты;
- описи;
- журналы;
- акт передачи ТМЦ на ответственное хранение;
- и другие виды документации, с помощью которых осуществляется ведение учета на каждом этапе движения материальных ценностей и обеспечивается контроль перемещения активов на складах с момента их поступления до фактического отбытия, эксплуатации или списания.
Наиболее распространенным бланком в складской деятельности является накладная ТОРГ-12.
Накладные в складском учете
Несмотря на широкое разнообразие учетной документации и первичных форм учета, складская накладная всё равно выступает на современных складах в качестве основного вида документов. Этот тип формуляра применяется, чтобы наглядно отразить факт поступления активов на склад, а также для регистрации отбытия ТМЦ при реализации, списании, использовании.
Оформлять складские накладные должны сторона, осуществляющая передачу товара: поставщики или продавцы. К примеру, при приобретении продукции компания должна получить подготовленную и оформленную форму ТОРГ-12. На базе этой документации в складском учете компании может быть зафиксирована отгрузка продукции.
При реализации актива, к примеру, при продаже собственного товара, компания должна самостоятельно оформить накладную ТОРГ-12, потому что она выступает в качестве продавца. Заполнить требуется все данные о сторонах сделки (заказчик, продавец, транспортная фирма). После чего регистрируются подробные сведения о ТМЦ.
Инвентаризационные ведомости
Одной из основных целей складского учета выступает контроль над сохранностью ценностей и материальных активов. Чтобы успешно реализовать эту цель, предусматривается выполнение специальных процедур по инвентаризации. По большому счету, инвентаризационные проверки представлены в виде выверки фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
При этом можно выделить сразу несколько оснований, в соответствии с которыми могут быть проведены инвентаризационные процедуры на складе:
- перед разработкой годовых финансовых отчетных документов;
- после стихийных бедствий, пожаров, наводнений;
- при ликвидации экономического субъекта;
- при передаче активов в аренду, на ответственное хранение;
- при обнаружении фактов хищения материальных ценностей;
- при смене ответственных лиц.
В том случае, если проверяющими будут выявлены несоответствия, должна быть составлена складская инвентаризационная ведомость.
Ценные бумаги в складском учете
Ценные бумаги в складском учёте — это специфический вид активов, который требует особого подхода. Они могут быть представлены в виде акций, облигаций, векселей и других финансовых инструментов. В отличие от традиционных товаров, ценные бумаги имеют свою стоимость, которая может меняться со временем. Поэтому важно правильно организовать систему учёта ценных бумаг на складе, чтобы обеспечить их сохранность и контроль за их движением. Это позволит избежать потерь и ошибок в финансовой отчётности компании.
Процедуры обеспечения сохранности ТМЦ возможно реализовать не только на собственных складах. В ряде случаев компании имеют возможности передачи активов на сохранение сторонним торгово-складским организациям. В процессе оформления подобных операций получающая сторона (склад) обязана оформить все сопутствующие документы. При их оформлении необходимо учитывать ст. 912 ГК РФ, в которой указано, какие документы используются на складе в этом случае.
Какие документы должны быть при передаче на ответственное хранение?
Склад, принимающий ТМЦ на ответственное хранение, должен выдать следующий пакет документации заказчику услуги:
- складская квитанция;
- простое и двойное складское свидетельство.
Простое и двойное складское свидетельство – это документация, которая относится к категории «ценные бумаги», потому что такие документы играют роль залоговых. Иными словами, груз, товар или продукция в течение всего срока их хранения выступают в качестве залога за счет залога соответствующего свидетельства. При этом унифицированная складская квитанция к ценным бумагам не относится.
Чем регулируется ведение складского учета?
В качестве главной нормативной документации выступает Приказ Министерства финансов РФ № 199н. В нём приведены указы по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В нём, в том числе, указано следующее:
- каждая операция по движению складских запасов должна быть оформлена с применением первичной учетной документации;
- все компании могут самостоятельно определять перечень документации, которая потребуется для ведения учета запасов на складе (либо воспользоваться унифицированными формами);
- в процессе учета разрешено применение программных продуктов;
- в первичной документации любого типа необходимо проставлять подпись материально-ответственного лица с расшифровкой;
- руководство склада обязано определить персонал, который будет ответственен за прием и отпуск ТМЦ.
Оформление первичных документов складского учета – законодательное требование. Их отсутствие – грубое налоговое нарушение, при выявлении которого организация будет привлечена к административной ответственности.
