Складская документация представлена преимущественно в виде специализированных шаблонов и формуляров, в которых зафиксированы сведения о фактическом наличии и движении материальных ценностей в рамках складских комплексов конкретной компании.
Что принято относить к складским документам?
Организация учёта на складах различного типа направлена в большей степени на достижение определенных целей, среди которых: обеспечение сохранности материальных ценностей, создание достоверных и полноценных сведений о наличии и движении материальных ценностей. В перечень складских документов входят:
- товарные накладные;
- приходные ордера;
- ведомости;
- акты;
- описи;
- журналы;
- акт передачи ТМЦ на ответственное хранение;
- и другие виды документации, с помощью которых осуществляется ведение учета на каждом этапе движения материальных ценностей и обеспечивается контроль перемещения активов на складах с момента их поступления до фактического отбытия, эксплуатации или списания.
Наиболее распространенным бланком в складской деятельности является накладная ТОРГ-12.
Организация учета на складе
Организация учета на складе предполагает назначение ответственного сотрудника или специального отдела, который будет уполномочен осуществлять ведение складского дела.
Также компания должна утвердить перечень складской документации, которая будет применяться при осуществлении всех требуемых операций. НКО и частные компании имеют право на разработку собственных формуляров и бланков. Бюджетные организации должны учитывать положения приказа Министерства финансов № 52н.
Накладные в складском учете
Несмотря на широкое разнообразие учетной документации и первичных форм учета, складская накладная всё равно выступает на современных складах в качестве основного вида документов. Этот тип формуляра применяется, чтобы наглядно отразить факт поступления активов на склад, а также для регистрации отбытия ТМЦ при реализации, списании, использовании.
Оформлять складские накладные должны сторона, осуществляющая передачу товара: поставщики или продавцы. К примеру, при приобретении продукции компания должна получить подготовленную и оформленную форму ТОРГ-12. На базе этой документации в складском учете компании может быть зафиксирована отгрузка продукции.
При реализации актива, к примеру, при продаже собственного товара, компания должна самостоятельно оформить накладную ТОРГ-12, потому что она выступает в качестве продавца. Заполнить требуется все данные о сторонах сделки (заказчик, продавец, транспортная фирма). После чего регистрируются подробные сведения о ТМЦ.
Инвентаризационные ведомости
Одной из основных целей складского учета выступает контроль над сохранностью ценностей и материальных активов. Чтобы успешно реализовать эту цель, предусматривается выполнение специальных процедур по инвентаризации. По большому счету, инвентаризационные проверки представлены в виде выверки фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
При этом можно выделить сразу несколько оснований, в соответствии с которыми могут быть проведены инвентаризационные процедуры на складе:
- перед разработкой годовых финансовых отчетных документов;
- после стихийных бедствий, пожаров, наводнений;
- при ликвидации экономического субъекта;
- при передаче активов в аренду, на ответственное хранение;
- при обнаружении фактов хищения материальных ценностей;
- при смене ответственных лиц.
В том случае, если проверяющими будут выявлены несоответствия, должна быть составлена складская инвентаризационная ведомость.
Ценные бумаги в складском учете
Процедуры обеспечения сохранности ТМЦ возможно реализовать не только на собственных складах. В ряде случаев компании имеют возможности передачи активов на сохранение сторонним торгово-складским организациям. В процессе оформления подобных операций получающая сторона (склад) обязана оформить все сопутствующие документы. При их оформлении необходимо учитывать ст. 912 ГК РФ, в которой указано, какие документы используются на складе в этом случае.
Какие документы должны быть при передаче на ответственное хранение?
Склад, принимающий ТМЦ на ответственное хранение, должен выдать следующий пакет документации заказчику услуги:
- складская квитанция;
- простое и двойное складское свидетельство.
Простое и двойное складское свидетельство – это документация, которая относится к категории «ценные бумаги», потому что такие документы играют роль залоговых. Иными словами, груз, товар или продукция в течение всего срока их хранения выступают в качестве залога за счет залога соответствующего свидетельства. При этом унифицированная складская квитанция к ценным бумагам не относится.
Чем регулируется ведение складского учета?
В качестве главной нормативной документации выступает Приказ Министерства финансов РФ № 199н. В нём приведены указы по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В нём, в том числе, указано следующее:
- каждая операция по движению складских запасов должна быть оформлена с применением первичной учетной документации;
- все компании могут самостоятельно определять перечень документации, которая потребуется для ведения учета запасов на складе (либо воспользоваться унифицированными формами);
- в процессе учета разрешено применение программных продуктов;
- в первичной документации любого типа необходимо проставлять подпись материально-ответственного лица с расшифровкой;
- руководство склада обязано определить персонал, который будет ответственен за прием и отпуск ТМЦ.
Оформление первичной документации складского учета – законодательное требование. Их отсутствие – грубое налоговое нарушение, при выявлении которого организация будет привлечена к административной ответственности.
