Контроль и учет – основа управления любой коммерческой деятельностью.
Инвентаризация на складе ответственного хранения помогает исключить ошибки и гарантирует, что товарные запасы учтены и в надлежащем состоянии.
Клиенту не требуется тратить силы на самостоятельные проверки, если складской аутсорсинг предполагает регулярную инвентаризацию, потому что процесс инвентаризации организуют по правилам и сопровождают отчетностью.
Как организована инвентаризация на складе ответственного хранения
Инвентаризация на складе ответственного хранения проводится не реже одного раза в год.
Она заключается в проверке соответствия количества товара на складе по факту с количеством согласно учетным документам.
Процесс инвентаризации выстраивается по четкому алгоритму:
- Подготовка к инвентаризации. Сотрудники склада предварительно готовят помещение: освобождают проходы, проверяют исправность сканеров и оборудования, оповещают клиента о дате и форме инвентаризации. Партнер участвует в процессе лично либо получает подробный отчет.
- Составление и сверка сличительных ведомостей. Формируют учетные документы, где указаны названия товаров, количество, позиции. Учитывают запасы и товар в стадии отгрузки или приемки.
- Фактический подсчет. Выпускают приказ о проведении инвентаризации. Для подсчета используются мобильные терминалы, штрихкодеры, сверка вручную. Весь товар должен пройти через проверку.
- Проведение сверки и анализа. После подсчета данные о фактах наличия товара сравнивают с описями, в ходе чего выявляют излишки, недостачу или неправильный учет. Документ с итоговыми результатами инвентаризации передают клиенту.
Главная ценность инвентаризационной проверки в подтверждении соблюдения договорных обязательств по предоставлению складских услуг.
Какие правила должны соблюдаться при инвентаризационном складском учете
При проведении инвентаризации на складе ответхранения соблюдают правила:
- Строгий порядок операций. Инвентаризация должна проводиться по утвержденному регламенту.
- Учет всех позиций. Проверка должна охватывать все хранимые материальные ценности.
- Формирование инвентаризационной комиссии с привлечением независимых специалистов. В их числе может быть руководитель компании, главный бухгалтер, представитель отдела логистики, сторонний аудитор.
- Использование программного обеспечения для учета. Применяют современные складские технологии: сканеры штрихкодов, учетные системы.
- Ведение документации. Сличительные ведомости, описи, акты, протоколы оформляют в ходе инвентаризации и по ее результатам.
Инвентаризацию не всегда получается провести за один день, поэтому в конце дня помечают учтенные товары, а помещение опечатывают.
Отлаженный порядок работы повышает скорость операций.
Важность отчетности по инвентаризациям на складе ответ хранения
По итогам инвентаризации на складе ответ хранения оформляют отчетные документы. Вот почему это важно:
- Чистый бизнес. Деятельность складов ответственного хранения контролируется надзорными органами. Документация, оформленная по итогам инвентаризации, подтверждает законность ведения дел.
- Взыскание убытков. Официальное подтверждение расхождений дает руководителю возможность взыскать убытки с материально ответственного лица.
- Анализ и планирование. Инвентаризация фиксирует факт наличия товара, а также помогает анализировать спрос. В результате компании могут с пониманием планировать объемы хранения, корректировать поставки и оптимизировать бюджет.
- Снижение претензий. Отчетная документация выступает доказательной базой в случае спорных ситуаций с клиентом, заказавшим складские услуги. В ней фиксируют время проведения проверки, список товаров и результаты сверки.
Выбирая услуги складского аутсорсинга от компании РЛК, клиенты получают преимущества:
- автоматизацию процессов;
- точность отчетности;
- прозрачность взаимодействия;
- повышение репутации.
Инвентаризация на складе ответственного хранения – структурированный процесс, от которого зависит сохранность материальных ценностей и качество предоставляемого сервиса.